Pracovní cesty rychle a jednoduše = plusPortal

Práce spojená s vykazováním a vyhodnocováním služebních cest sice nepatří k těm nejnáročnějším firemním agendám, upírá se však na ni pozornost vzhledem k dané legislativě. Mnohokrát to také bývají především výkazy pracovních cest, které auditoři či finanční úřady velmi rádi kontrolují. Proto se pracovním cestám obvykle věnuje značné množství času a energie. Dnes je ale snahou firem věnovat se především svému hlavnímu předmětu podnikání (core bussiness) a všechny provozní i podpůrné procesy si co nejvíce ulehčit.

Na následujících řádcích bychom vám chtěli nabídnout návod na to, jak u agendy služebních cest trávit co nejméně času a přitom mít všechny informace a výstupy precizně zpracované. Pomůže nám přitom modul Pracovní cesty aplikace plusPortal (či Kompas 2) od naší společnosti PC HELP, a.s.

Jak to vypadá v praxi

V mnohých firmách se agenda služebních cest již nezpracovává celá manuálně – písemná žádost o schválení pracovní cesty, předtištěný formulář absolvované pracovní cesty, schválení a vyúčtování s fyzickým podpisem, založení dokumentů do šanonů … Tato papírová evidence je v různé míře nahrazována zaznamenáváním do formulářů v informačních systémech (nebo také do aplikace MS Excel). Co však stále mírně pokulhává v agendách pracovních cest, je kontinuita jednotlivých kroků a nezávislost na čase a místě jejich zpracování.

I když zaměstnanec vyplní v systému návrh na pracovní cestu a ta se objeví nadřízenému jako řádek v seznamu všech cest ke schválení, musí to být on sám (nadřízený), kdo hlídá, zda do seznamu nějaké nové cesty přibyly a zda už není na jejich schválení pozdě. I když už zaměstnanec vyplní v systému formulář zprávy z pracovní cesty, musí kolegyni z ekonomického oddělení fyzicky přinést lístek za parkování či fakturu za ubytování. Někdy se do její pracovní přítomnosti trefí, jindy ho zastaví klika zamčených dveří …

Upozorňování, žádosti o schválení do termínu i posílání naskenovaných dokladů lze částečně vyřešit e-mailovou komunikací mezi zaměstnanci navzájem. Je to však stále lidský faktor, který tuto činnost řídí. Člověk, který si musí jednotlivé kroky sám pohlídat. A co teprve čas strávený prohledáváním šanonů a starých e-mailů při kontrole z úřadu či návštěvě auditora …

Jak to vypadá v našem řešení

Modul Pracovní cesty aplikace plusPortal nabízí svým uživatelům usnadnění všech činností spojených s přípravou, schvalováním, průběhem i vyúčtováním pracovních cest. Pracovníci mohou všechny kroky a činnosti spojené s agendou služebních cest provádět přímo v aplikaci, které za ně navíc pohlídá, aby bylo vše uděláno včas, plynule a v návaznosti na jiné činnosti.

Modul podporuje různé scénáře schvalování a přípravy pracovních cest. Uživatel může využít buď jedno- nebo vícekrokové schvalování, upozorňování na termíny, akce a činnosti. Vybrat si, zda chce být upozorněn na blížící se termín, na aktuální nebo na zmeškaný termín, apod. Upozornění si může nechat zaslat e-mailem nebo zobrazit na dashboard. Je možné také dotvořit upozorňování na „chytrý“ telefon.

Ke každému formuláři o pracovní cestě lze také přiložit různé elektronické dokumenty (přílohu) a vyřešit tak např. uchování dokladů o výdajích. Samozřejmostí jsou pro modul Pracovní cesty tuzemské i zahraniční destinace a hravě se poradí také s legislativními nástrahami např. u dvoudenní služební cesty. Ve spolupráci s modulem Volno (také modul aplikace plusPortal) je dokonce možné odlišit dobu pracovní činnosti od doby osobního volna a sledovat tak saldo přesčasových hodin i během pracovních cest.

Pokud už má firma nějaký systém, ve kterém eviduje údaje potřebné pro zpracovávání služebních cest (např. osobní údaje o zaměstnancích, evidence vozidel, atd.), může se aplikace plusPortal pomocí svojí datové pumpy připojit k tomuto systému a využívat jeho data. Zamezí se tak dvojí evidenci a případným chybám či nesrovnalostem.

Už žádné nepotřebné papíry, už žádné klepání na zamčenou kancelář, už žádné zapomenuté činnosti!

PlusPortal je webová aplikace nové generace, která díky svým vlastnostem nabízí uživatelům mnoho zajímavých funkčností. Lze ji provozovat samostatně nebo ve spolupráci s jinými systémy, jako internetovou i intranetovou aplikaci. Její uživatelé mohou využívat všech výhod spojených s vlastnostmi internetu - nejsou limitování časem, nemusí docházet do kanceláře nebo jiného místa, na počítač se neinstaluje žádný software, aktualizace a servis jsou mnohem snadnější, apod. Díky webovému rozhraní, automatizovaným činnostem a elektronickému schvalování či vyúčtování nabízí aplikace uživateli možnost významně zredukovat množství papírové dokumentace.

Závěrem

Modul Pracovní cesty poskytuje mnoho komfortních funkčností a všechny je zde popsat nelze. Na závěr si některé z nich zrekapitulujme:

  • Výpočet stravného s denním rozpisem
  • Práce s různými měnami (volitelně), napojení na kurzovní lístek ČNB
  • Uchování skenovaných dokladů v elektronické podobě jako přílohy k cestě
  • Automatizace zpracování, hlídání lhůt, opakování cesty, spolucestující
  • Použití soukromého vozidla
  • Mezinárodní uživatelské rozhraní
  • Proplácení náhrad přes mzdu, na účet zaměstnance, pokladnou
  • Zálohy na cestovní výdaje

Celou funkčnost Pracovních cest Vám rádi předvedeme, stačí kontaktovat naše obchodní oddělení.

PC HELP, a.s.
Obchodní zástupci pro personální software:
Ida Svobodová +420 739 539 439
http://www.kompas2.cz
Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty, abyste ji viděli, povolte JavaScript

Kontaktujte nás

Rádi se seznámíme s Vaší společností a jejím fungováním a nabídneme Vám řešení, které zjednoduší a zpříjemní řízení i HR procesy.

Řekli o nás

Rexam Petainer Aš s.r.o.

„Kompas 2 je pro nás nástrojem, který nám umožňuje vést evidenci o personálních a mzdových úkonech a činnostech od vyhledávání kandidátů, přes vznik a ukončení pracovních poměrů až po sledování… “

Haas Profile, s.r.o.

„Vzhledem ke zkušenostem z předešlého zaměstnání jsem i ve firmě Haas Profile podpořila zavedení personálního systému Kompas2, který je spolehlivý, intuitivní a variabilní co do tvorby přehledných…

Miele technika s.r.o.

„Kompas2 využíváme pro vedení kompletní personální agendy, vzdělávání, docházky a zpracování mezd už od roku 2003. Při všech změnách, které dynamický růst naší společnosti provázely, byla firma… “

Motorpal, a.s.

„Motorpal, a.s. spolupracuje s firmou PC HELP již od roku 1997. Po první dobré spolupráci, kdy využíval ke komplexnímu řešení mezd a personalistiky informační systém Magic, jsme se rozhodli pro nástupce… “

SKLÁRNY MORAVIA, a. s.

„Kompas2 je program zajišťující souhrnné řízení lidských zdrojů. V naší společnosti využíváme moduly personalistika, vzdělávání, docházka, mzdy a doplňkové moduly dotazy a rekapitulace,… “

AGADOS, spol. s. r.o.

„Jsem spokojená, nevyměnila bych Kompas2 za nic.“ Marie Urbánková, Agados

Conta , s.r.o.

„Kompas2 je program zajišťující souhrnné řízení lidských zdrojů. V naší společnosti využíváme moduly Personalistika, Vzdělávání, Docházka, Mzdy pro 800 zaměstnanců. Protože program upravuje… “

Zjistěte víc! nechte si zpracovat nezávaznou cenovou nabídku.