Zajišťování vybraných firemních procesů a činností prostřednictvím externích společností má celosvětově rostoucí tendenci a slovo outsourcing je v současnosti již běžně používaným pojmem nejen u velkých nadnárodních firem. Poptávce se přizpůsobila nabídka, a tak je na trhu i dostatek poskytovatelů této služby.

Mezi oblasti nejčastěji zajišťované outsourcingem patří mzdy a mzdová agenda. Mnoho firem rádo přenechává tuto starost externím společnostem. Kromě evidence, výpočtu a vyplácení s sebou mzdy totiž nesou i spoustu dalších povinností a starostí – jako například zabezpečení citlivých dat, komunikaci s úřady, sledování častých změn v legislativě. Z hlediska přesnosti a bezchybnosti dat patří tato agenda mezi nejsledovanější a nejchoulostivější firemní činnosti, na druhou stranu je to typicky provozní aktivita, jejíž sebelepší zdokonalování nepřinese společnosti žádný zisk.

Když se řekne outsourcing mezd...

K základním atributům outsourcování mezd, nabízeným dnes již prakticky všemi poskytovateli, patří například převzetí rizika za chybné zpracování dat a nedodržení předpisů. Podstatnou úlevou je také zastupování společnosti před státními institucemi, přihlášky, odhlášky, srážky z mezd – zorientovat se na úřadech, ve vyhláškách a přesně vyplňovat přehledy není zrovna jednoduché, pokud tyto činnosti nepatří ke každodenní náplni práce.

Co bývá častou bolestí zaměstnavatelů, je únik mzdových informací. Paradoxně jsou to především vlastní zaměstnanci, kteří na tom nesou největší podíl. Nezainteresovanost externí firmy přispívá spolu s dalšími opatřeními k zabezpečení diskrétnosti ve vztahu k informacím o příjmech, což především při odměňování členů managementu bývá problémem. Ochrana dat v oblasti mezd je již samozřejmostí a dodavatelé outsourcingu se neustále zabývají jejím vylepšováním – patří sem různé technické prvky na zamezení úniku dat, použití diskrétní obálky při předání výplatní pásky, speciální bankovní účty pro odesílání výplat apod.

Nepodaří se toho docílit vždy, v mnoha případech však znamená outsourcing také snížení finančních nákladů v porovnání s provozováním vlastního mzdového oddělení. Odpadá například potřeba vzdělávání mzdových účetních, řešení zastupitelnosti, zařízení kanceláře a nakonec i přímé náklady na zaměstnance.

Svěřit rutinní činnosti zpracování mezd externímu dodavateli neznamená rezignovat na řízení personalistiky. Přenesení povinností a odpovědnosti mimo firmu naopak může uvolnit ruce i pozornost managementu pro jiné, výdělečné aktivity. Starosti spojené například s řešením výkyvů v kapacitě mzdových účetních během měsíce by mnoho manažerů určitě oželelo. Stejně jako hledání zástupů během mateřských dovolených a shánění náhrad při nečekaném výpadku mzdovek v důsledku nemoci. Pokud je externí zpracovatel mezd nejen „jednoduchým zpracovatelem" a dokáže převzít všechny související, zdánlivě okrajové povinnosti, otevírá tak prostor pro alternativní využití času, přičemž kontrola nad procesy a samotná koncepce řízení firemní personalistiky zůstává nedotčena.

Detaily v hlavní roli

Uchopení mezd jako části firemních procesů, její „přestěhování" k externímu subjektu a začlenění zpracovaných výsledků zpátky do firmy tak, aby se zachovala kontinuita a celistvost procesu, si žádá precizní práci a zkušenosti. Více než kdy jindy zde platí, že jsou to detaily, které „dělají z dobrého výborné".

Mezi na první pohled nenápadné „detaily", které však mají vysoký podíl na spotřebě celkového času, patří způsob vstupování dat do mezd. Obzvláště co se týče každoměsíční práce spojené s přípravou podkladů pro externí mzdovou účtárnu - zadat do excelové tabulky nástupy, odchody, změny v platovém i pracovním zařazení a mnoho dalších. Nebo připravit podklady, jako je například počet odpracovaných hodin, nemocenských lístků, odměn a jiných položek ze mzdy. Výborným pomocníkem v tomto směru je chytrá webová aplikace, která dokáže zjednodušit pracnost na obou stranách a poskytuje efektivní nástroje ke zpracování dat pro mzdy. Takováto aplikace by mimo jiné měla podporovat i schvalování dovolených, odměn, cestovních příkazů, takže osoba zodpovědná za předání podkladů již obdrží „čistá" data.

Kromě webového zadávání může kvalitu vstupujících dat ovlivnit i spolupráce docházkového systému se mzdovým. A to nejen pozitivně. Následkem ne zcela dostatečně zanalyzovaných postupů a procesů z hlediska návazností může zůstat docházka částečně izolovaná a nedostatečně využívána. I když jsou data v ní kompletní a kdykoliv k dispozici, pro potřeby vstupování do mezd je pak jejich použití značně neflexibilní.

Vyhodnocení externích mezd

Dalším zajímavým detailem v procesu outsourcování mezd je jejich vyhodnocování. Přesněji řečeno vyhodnocovaní zpracovaných dat a jejich další použití. V praxi bývá zcela obvyklé, že firmy sice dostanou od externího dodavatele hotové výplaty a přehledy, neumí s nimi však dále pracovat a vyhodnocovat je, proto zůstávají tyto informace buď nevyužity, nebo se k nim uživatelé dopracují pouze opětovným zadáváním do systému, oddělenými výpočty či nadstavbovými sestavami. Pro management firmy jsou tato data přitom důležitým atributem při rozhodování hlavně v souvislosti s náklady. Jedná se o různé statistiky odměňování, rekapitulace mezd, daní a srážek, sledování nákladů na zakázky, rozdělení po střediscích, podklady pro plánování rozpočtů apod.

Pokud externí zpracovatel mezd sám tuto funkčnost nenabízí, je možné najít nezávislého dodavatele, který nabídne její zpracování v rámci již zavedeného systému outsourcování. Ve výsledku to pak vypadá například takto:

Společnost si nechává každý měsíc zpracovat mzdy u externího dodavatele. Předání podkladů zpracovateli i hotových mezd zpátky firmě probíhá doposud v papírové podobě. Do tohoto stavu vstoupí poskytovatel personální databáze (HR evidence, součást interního informačního systému), která má externě vypočtené mzdy vyhodnocovat a umožnit tak následnou práci s nimi. Kromě toho může tato evidence sloužit také ke zpracování podkladů pro externího dodavatele mezd. Celou komunikaci je přitom možné vést elektronicky, a nahradit tak papírové sestavy, z nichž si příprava podkladů vyžádá běžně i několik dnů, nehledě na nepružnost v případě potřeby změny. Samotný proces pak začne tím, že společnost elektronicky předá personální informace spolu s měsíčními mzdovými daty externímu dodavateli. Ten je zpracuje a importem vrátí zpět do personální databáze. Zde je již možné z těchto dat vytvářet například statistiky jednotlivých mzdových položek a střediskových nákladů, včetně grafů.

Webová řešení

Velmi příjemnou a komfortní záležitostí je také možnost kdykoliv nahlédnout do zpracovávaných dat, dělat si z nich vlastní výstupy a mít kontrolu nad průběhem zpracovávání. Takovýto přístup outsourcingu se nazývá ASP – on-line přístup do softwaru prostřednictvím webové aplikace. U profesionálních dodavatelů bývá tato nabídka už samozřejmostí.

Webové aplikace poskytují přidanou hodnotu ve stále více oblastech řízení firemních procesů. Lze jimi vylepšit dokonce i komunikaci mezi firmou a zaměstnancem v oblasti personalistiky, která bývá v mnoha případech opomíjena a z nedostatku času odsouvána na druhou kolej. Aktuální informace o vzdělání, stavu, dětech, adresy bydlišť a další se často evidují se zpožděním, nebo vůbec. Malým detailem s velkou podporou pro efektivní komunikaci je webová „samoobsluha" – prostřednictvím ní si může zaměstnanec sám kontrolovat své údaje, zadávat a hlásit změny, má přehled o klíčových personálních datech. Sem patří například i zůstatek dovolené, přehled ročního zúčtovaní daně a také stále žádanější elektronické výplatní lístky. Odpadá tak složitá distribuce informací a pomáhá se bránit šíření citlivých informací.

Závěrem

Ideálním případem outsourcingu je situace, kdy je externí zpracovatel mezd zároveň poskytovatelem (tvůrcem) softwaru, který společnost pro mzdovou agendu používá. Přesněji řečeno, pokud je poskytovatelem celého řešení pro řízení lidských zdrojů, od docházky přes mzdy a personalistiku až po vyhodnocování. Není zde totiž potřebné přenášet data od jednoho subjektu k jinému – ze softwaru, kam se data pořizují, do jiného softwaru, kde se data zpracovávají. Ušetří se tím nejen čas a práce, ale znamená to i o jednu možnost méně v konečném součtu rizika při nakládání s informacemi.

Ideálních stavů však v realitě mnoho nebývá. Obvyklé bývají spíše situace, kdy z historických důvodů pochází jednotlivé části HR softwaru od různých dodavatelů, či poskytovatel stávajícího mzdového systému nenabízí služby outsourcingu. V takovýchto případech je pro firmu hledání řešení o něco náročnější, vyžaduje si předkládání vyšších požadavků ve výběrovém řízení a pečlivé zvažování nabídek. Vyhovět se tak podaří hlavně těm dodavatelům, kteří jsou schopni poskytovat specifická řešení a uplatňovat vysoce individuální přístup.

Autor je produktovým manažerem společnosti PC HELP.

Článek vyšel v IT SYSTEMS 4/2011.